Office Coördinator Schiedam Free-lance
Het team procesondersteuning van de unit Ruimte en Omgeving ondersteunt de accountmanagers en beleidsadviseurs van de afdeling bij de uitvoering van hun dagelijkse werkzaamheden. Samen met de andere procesondersteuners geef je gerichte ondersteuning aan de accountma-nagers bij het uitvoeren van de plannings- begrotings- en verantwoordingscyclus en het relatie-beheer dat daarbij hoort. Daarnaast ondersteun je de beleidsadviseurs van de afdeling.
Taken
• Plannen en organiseren van (bestuurlijke) vergaderingen met onze participanten
• Opstellen agenda, verzamelen stukken, bewaken van procedures & termijnen, maken van notulen
• Verzorgen van rapportages, zoals werkplannen en voortgangsrapportages voor onze participanten
• Opvragen van gegevens binnen en buiten de organisatie;
• Bewaken van procedures & termijnen;
• Redactioneel werk.
• Ondersteunen van projectleiders en accounthouders met:
• Maken van afspraken met internen en externen tot aan
• Maken van presentaties.
• Continue verbeteren / optimaliseren van bestaande en nieuwe processen, in samenwer-king met directe ondersteuners en interne klanten (accountmanager en beleidsadviseurs).
Functieprofiel
• Je kunt je goed inleven in de interne klanten en weet wanneer je welke vragen moet stel-len. Per klant kan je zelf laten zien waar je goed in bent en hierin jouw meerwaarde bie-den. Je begrijpt dat je je collega’s niet allemaal op dezelfde manier moet benaderen;
• Je bent flexibel, proactief, zorgvuldig en je blinkt uit in gestructureerd werken;
• Je kunt goed samenwerken in je team van procesondersteuners en met je interne klan-ten, maar zelfstandig werken vind je ook niet erg;
• Je communicatieve vaardigheden zijn goed en je vindt het leuk om deze toe te passen bij het opbouwen en onderhouden van een zakelijk intern en extern netwerk. Hierdoor krijg jij je werk nog beter en sneller gedaan;
• Je beseft je heel goed dat jouw werk moet bijdragen aan het ontlasten van de interne klanten;
• Je Nederlands is onberispelijk, je bent vaardig in de omgang met gangbare software.
Opleiding
• Werk en denk niveau MBO
Competenties
De competenties waar de kandidaat in het interview op worden getoetst:
• Communicatief vaardig;
• Organisatiesensitief;
• Projectmatig werken;
• Motiveren en overtuigen;
Beschikbaarheid
Startdatum: 01-07-2021
Einddatum: 31-12-2021
Aantal uren per week: 28 uur per week
Opties tot verlenging:
optie 1: 30-06-2022
optie 2: 31-12-2022
optie 3: 30-06-2023
Meer weten? neem dan contact op met Mister Jobs